Effiziente Warenwirtschaftssysteme für den Erfolg im E-Commerce

Der Begriff Warenwirtschaftssystem klingt wie ein staubtrockener Ausdruck aus dem BWL-Studium. Doch hinter diesem unscheinbaren Wort verbirgt sich ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen auf ein neues Effizienzlevel heben kann. Erfahren Sie, wie moderne Warenwirtschaftssysteme die Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren und zu einer erfolgreichen E-Commerce-Entwicklung beitragen.

Inhalt:

1. Warum jedes Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem braucht
2. So funktionieren Warenwirtschaftssysteme
3. Essenzielle Funktionen moderner WAWI-Systeme
4. Warenwirtschaftssysteme: ihre zentralen Aufgaben im Unternehmen
5. Warenwirtschaftssystem vs. ERP: Unterschiede und Schnittmengen
6. Maximale Effizienz durch Warenwirtschaftssysteme: Vorteile im Überblick
7. Von Individualsoftware bis Multi-Channel: Arten von WAWI-Systemen
8. Welche Unternehmen von WAWI-Systemen profitieren
9. TOP 8 Warenwirtschaftssysteme im Überblick

Warum jedes Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem braucht

Ein Warenwirtschaftssystem (auch WAWI oder WWS genannt) ist eine Softwarelösung, die alle Prozesse der Warenwirtschaft in einem Unternehmen abbildet, steuert und verwaltet. Dazu gehören:

• Einkauf
• Lagerhaltung
• Verkauf
• Warenein- und Warenausgang

Ein WAWI ermöglicht es Unternehmen, ihre Bestände effizient zu organisieren, Bestellungen zu automatisieren und den gesamten Warenfluss transparent zu verfolgen.

Durch die zentrale Verwaltung und Automatisierung der Prozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und einen besseren Überblick über ihre Warenbestände erhalten. Ein Warenwirtschaftssystem ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

So funktionieren Warenwirtschaftssysteme

Es gibt verschiedene Warenwirtschaftssysteme, die unterschiedliche Funktionen aufweisen. Bei sämtlichen Anbietern läuft die Anwendung aber im Grunde gleich ab:

1. Zunächst werden die einzelnen Artikel im System angelegt.
2. Anschließend werden sämtliche Warenbewegungen im WAWI verbucht.

Das System überwacht kontinuierlich die Bestände und kann automatische Bestellvorgänge auslösen, wenn im Lager die festgelegte Mindestmenge erreicht wird. Zudem bietet ein ordentliches Warenwirtschaftssystem detaillierte Berichte und Analysen über Verkaufszahlen, Lagerbestände und Warenflüsse. Je mehr Schnittstellen ein WWS aufweist, desto nützlicher ist es.

Durch die Integration mit anderen Systemen, wie der Buchhaltungssoftware, können finanzielle Transaktionen automatisch abgeglichen und verbucht werden. Dann erfüllt das WAWI beinahe die Funktion eines ERP-Systems, das sowohl die Warenprozesse als auch Organisatorisches abdeckt.

Essenzielle Funktionen moderner WAWI-Systeme

Warenwirtschaftssysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die den Warenfluss in einem Unternehmen steuern und überwachen. Zu den wichtigsten Eigenschaften gehören:

• Erfassen und Verwalten der Lagerbestände für einen exakten Überblick über alle Artikel
• Pflege und Aktualisierung von Produkt-, Lieferanten- und Kundendaten
• Automatische Bestellvorgänge bei niedrigen Beständen zur Sicherung ausreichender Lagerbestände
• Unterstützung bei der Inventur und bei der Aufdeckung von Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Beständen
• Optimierung der Lagerplatznutzung und Verwaltung der Lagerstandorte.
• Erfassung von Bestellungen, Erstellung von Rechnungen und Koordination des Versands
• Erfassung und Auswertung elektronischer Lieferscheine zur besseren Nachverfolgbarkeit
• Bereitstellung umfangreicher Berichts- und Analysetools mit detaillierten Einblicken in Verkaufszahlen, Lagerumschläge und betriebswirtschaftliche Kennzahlen
• Nahtlose Integration anderer Unternehmenssoftwarelösungen wie Buchhaltungs-, ERP- und CRM-Systemen zur Erhöhung der Datenkonsistenz und -transparenz.

Warenwirtschaftssysteme: ihre zentralen Aufgaben im Unternehmen

Die Anforderungen an Warenwirtschaftssystemen sind vielfältig und betreffen verschiedene Abteilungen eines Unternehmens.

WAWI im Einkauf

Warenwirtschaftssysteme im Einkauf erleichtern die Beschaffung von Waren durch effiziente Verwaltung und Planung.

• Analyse und Bestimmung des Warenbedarfs zur rechtzeitigen Nachbestellung.
• Erfassung und Aktualisierung von Beständen bei Ankunft neuer Waren.
• Verwaltung und Bewertung von Lieferantenbeziehungen und -leistungen.

Warenwirtschaftssysteme im Lager

Im Lager unterstützen Warenwirtschaftssysteme die Organisation und Überwachung der Warenbewegungen, um Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten.

• Organisation und Überwachung der Warenbewegungen innerhalb des Lagers.
• Identifizierung und Dokumentation von Fehlbeständen zur Optimierung der Lagerverwaltung.

WWS im Verkauf

Im Verkauf sorgen Warenwirtschaftssysteme für eine reibungslose Abwicklung und Verwaltung der Kundenbeziehungen.

• Erfassung und Verbuchung aller Warenausgänge, wie Verkäufe oder Rücksendungen.
• Verwaltung von Kundendaten und Verkaufsbeziehungen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Geschäftsführung und Controlling

Für die Geschäftsleitung und im Controlling sichern Warenwirtschaftssysteme die Einhaltung von Vorschriften und erleichtern die Unternehmenssteuerung.

• Sicherstellung des Datenschutzes
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Implementierung von Sicherheitsstandards

Durch diese vielfältigen Aufgaben tragen Warenwirtschaftssysteme zur Effizienzsteigerung in den jeweiligen Abteilungen bei.

Warenwirtschaftssystem vs. ERP: Unterschiede und Schnittmengen

Warenwirtschaftssysteme und Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) sind zentrale Softwarelösungen, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen. Beide Optionen zielen darauf ab, die Effizienz und Transparenz der Geschäftsprozesse zu erhöhen, unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihren Funktionen.

Unterschiede von WAWI und ERP

Warenwirtschaftssysteme fokussieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Steuerung von Warenflüssen. Sie umfassen Funktionen wie Bestandsverwaltung, Wareneingang und -ausgang, Lagerverwaltung, Bestellwesen und Verkaufsabwicklung.

Im Gegensatz dazu beinhalten Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) neben den Funktionen eines WAWI auch Module für Finanz- und Rechnungswesen, Personalmanagement, Produktion, Projektmanagement und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Ein ERP-System bietet somit eine umfassende Lösung für alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens.

WAWI-Systeme können eigenständig betrieben oder in bestehende ERP-Systeme integriert werden, um spezifische Anforderungen der Warenwirtschaft zu erfüllen. ERP-Systeme hingegen sind integrierte Plattformen, die alle Geschäftsprozesse und Abteilungen eines Unternehmens zusammenführen, wodurch eine zentrale Datenverwaltung und -analyse ermöglicht wird.

WAWI-Systeme eignen sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die hauptsächlich ihre Warenwirtschaft optimieren möchten, während ERP-Systeme primär von größeren Unternehmen genutzt werden, die eine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung aller Geschäftsprozesse benötigen.

Gemeinsamkeiten von Warenwirtschaftssystemen und ERP

Obwohl Warenwirtschaftssysteme und ERP unterschiedliche Schwerpunkte besitzen, gibt es viele Funktionen, die sich überschneiden:

• Beide Systeme bieten umfassende Funktionen zur Verwaltung von Beständen und Lagern, um den Warenfluss zu optimieren und Lagerkosten zu senken.
• Sowohl WAWI- als auch ERP-Systeme ermöglichen die Erfassung und Nachverfolgung von Wareneingängen und -ausgängen, um die Bestände stets aktuell zu halten.
• Beide Systeme unterstützen automatische Bestellvorgänge, um sicherzustellen, dass ausreichend Lagerbestände vorhanden sind und rechtzeitig nachbestellt wird.
• WAWI- und ERP-Systeme bieten Funktionen zur Erfassung von Bestellungen, Erstellung von Rechnungen und Koordination des Versands, um den Verkaufsprozess zu optimieren.
• Beide Lösungen ermöglichen die Erstellung von Berichten und Analysen, um Einblicke in Verkaufszahlen, Lagerbestände und betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Maximale Effizienz durch Warenwirtschaftssysteme: Vorteile im Überblick

Warenwirtschaftssysteme (WAWI) bieten zahlreiche Pluspunkte, die Geschäftsprozesse verbessern:

• Ermöglicht genaue und aktuelle Lagerübersicht, vermeidet Über- und Fehlbestände
• Spart Zeit und reduziert Fehler durch Automatisierung von Bestellungen und Bestandsaktualisierungen
• Analyse von Verkaufsdaten für eine wirtschaftlichere Beschaffung und Lagerhaltung
• Verbesserte Auftragserfassung, Rechnungsstellung und Versandkoordination
• Nahtlose Anbindung an ERP- und CRM-Systeme
• Echtzeit-Updates und automatische Bestellverarbeitung im E-Commerce durch Anbindung an Shop-Systeme
• Kontinuierliche Bestandsüberwachung und automatische Nachbestellungen verringert das Risiko von Leerverkäufen
• Senkung der Betriebskosten durch optimierte Lagerverwaltung.
• Schnelle Abwicklung und effiziente Bestandsverwaltung steigern die Kundenzufriedenheit

Diese Vorteile zeigen, wie WAWI Unternehmen helfen, Lagerverwaltung zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern.

Von Individualsoftware bis Multi-Channel: Arten von WAWI-Systemen

Ein effektives Warenwirtschaftssystem ist ein wichtiger Baustein in der E-Commerce-Entwicklung. WWS gibt es in verschiedenen Ausführungen, die sich an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen:

• Individualsoftware: Maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Unternehmensanforderungen.
• Branchensoftware: Spezialisierte Systeme für bestimmte Branchen wie Handel oder Logistik.
• Multi-Channel-Lösungen: Unterstützen den Verkauf über verschiedene Vertriebskanäle wie Online-Shops und stationäre Geschäfte.
• Buchhaltungs- und Kassensystemsoftware: Integration von Warenwirtschaftsfunktionen mit Buchhaltungs- und Kassensystemen.
• Eigenes, individuelles WAWI: Selbst entwickelte Systeme für maximale Flexibilität, jedoch kostenintensiv in Entwicklung und Wartung.
• Integrierte, geschlossene WAWI: Umfassen alle wesentlichen Module (Wareneingang, Warenausgang, Bestellwesen, Disposition, Überwachung, Managementinformationstool).
• Offene WAWI: Flexibel und erweiterbar durch Drittanbieter-Software, ideal für dynamische IT-Umgebungen.

Welche Unternehmen von WAWI-Systemen profitieren

Warenwirtschaftssysteme lohnen sich für Unternehmen jeder Größe, von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) hin zu großen Konzernen. Die Automatisierung von Prozessen und die Integration mit anderen Systemen ermöglichen es auch kleineren Unternehmen, von Effizienzgewinnen zu profitieren, ohne hohe Investitionen tätigen zu müssen.

Für große Unternehmen bieten Warenwirtschaftssysteme eine umfassende Lösung zur Verwaltung komplexer und umfangreicher Warenströme. Sie erlauben eine zentrale Steuerung und Optimierung aller Geschäftsprozesse, was besonders in Unternehmen mit mehreren Standorten und Vertriebskanälen von Vorteil ist. Unsere E-Commerce-Beratung hilft Ihnen, das optimale WAWI-System für Ihr Geschäft zu finden.

TOP 8 Warenwirtschaftssysteme im Überblick

Diese nachfolgenden acht Systeme bieten unterschiedliche Stärken und sind auf verschiedene Unternehmensbedürfnisse und -größen zugeschnitten. Bei der Auswahl lohnt es sich, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, um das passende System zu finden.

Billbee

Billbee ist eine einfache und kostengünstige Lösung, insbesondere für E-Commerce-Händler. Die Software bietet mehr als 120 Schnittstellen zu verschiedensten Marktplätzen, Shopsystemen, Zahlungs- und Versandanbietern. Auch die bekanntesten Buchhaltungstools werden unterstützt. Mit Billbee werden die Prozesse optimiert und automatisiert. Dank der umfangreichen Funktionen ist Billbee nicht nur ein Tool für Start-ups, sondern auch für größere Unternehmen.

Vorteile: Einfach zu bedienen, kostengünstig, speziell für E-Commerce.

DreamRobot

DreamRobot ist eine E-Commerce-Lösung, die die Bestellabwicklung, Lagerverwaltung und Multi-Channel-Vertrieb unterstützt. Es ist besonders für Online-Händler konzipiert und bietet Integrationen mit verschiedenen Marktplätzen, Shopsystemen, Versand- und Zahlungsanbietern. Dieses Warenwirtschaftssystem eignet sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen. 

Vorteile: Speziell für E-Commerce, Multi-Channel-Unterstützung, Integration mit Marktplätzen.

microtech Büro+

Microtech Büro+ bietet eine umfangreiche ERP-Lösung mit Modulen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Lohnbuchhaltung. Die Software wurde in Deutschland entwickelt und wird hier gehostet. Sie ist skalierbar und kann an die spezifischen Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen angepasst werden. Selbstverständlich bietet dieses WAWI ebenfalls Schnittstellen zu Shop-Systemen, Marktplätzen, Zahlungs- und Versanddienstleistern.

Vorteile: Umfangreiche ERP-Funktionen, skalierbar, anpassbar.

orgaMax

OrgaMax ist eine umfassende Bürosoftware für kleine und mittelständische Unternehmen, die Funktionen zur Auftragsbearbeitung, Bestellwesen, Buchhaltung und Kundenverwaltung bietet. Es ist besonders bei Handwerksbetrieben und Dienstleistern beliebt.

Vorteile: Umfassende Funktionen, benutzerfreundlich, geeignet für KMU.

Sage ERP

Sage ERP ist eine leistungsstarke ERP-Lösung, die eine breite Palette von Funktionen für Finanzmanagement, Warenwirtschaft, Personalwesen und Kundenmanagement bietet. Es ist besonders für mittelständische bis große Unternehmen geeignet. Sage ERP ist ein deutsches Produkt, das nach wie vor in der Bundesrepublik gehostet wird.

Vorteile: Umfassende ERP-Funktionen, geeignet für mittelständische bis große Unternehmen, starkes Finanzmanagement.

weclapp

Weclapp ist ein cloudbasiertes ERP-System, das verschiedene Module wie CRM, Projektmanagement, Buchhaltung und Warenwirtschaft umfasst. Dadurch lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erzielen. In Kombination mit intelligenten Prozessabläufen erfolgt eine gut strukturierte und schnelle Auftragsabwicklung. Dieses Warenwirtschaftssystem wird in Deutschland gehostet. Es arbeitet konform der GoBD. Nicht nur Online-Händler nutzen es, sondern auch Einzel- und Großhändler sowie produzierendes Gewerbe und Systemhäuser.

Vorteile: Cloudbasiert, modular, benutzerfreundlich, umfassende Funktionen.

Xentral ERP

Xentral ERP ist eine modulare ERP-Lösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von Beständen, Aufträgen, Einkauf, Produktion und Buchhaltung. Schnittstellen zu Marktplätzen, Zahlungsdienstleistern, Shops und Versandanbietern sind vorhanden. Eine hohe Transparenz der Prozesse wird ermöglicht.

Vorteile: Modular, skalierbar, geeignet für KMU, unterstützt Multi-Channel-Vertrieb.

Die Wahl des richtigen Warenwirtschaftssystems ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit den zahlreichen verfügbaren Optionen kann die Entscheidung jedoch überwältigend sein. Wir von der E-Commerce-Beratung ecw stehen Ihnen zur Seite, um das optimale WAWI-System für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und wie wir Ihnen helfen können, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und nachhaltig zu wachsen.

Nehmen Sie ganz unverbindlich Kontakt mit uns auf!

Anne Pehlke

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