Professionelle Onlinehändler steuern ihr Unternehmen mit einer Warenwirtschaft

Mit einem Online-Shop assoziiert man in erster Linie ein zugrundeliegendes Shopsystem. Doch für den professionellen Betrieb eines stark skalierenden E-Commerce Unternehmens wird in der Regel noch ein Warenwirtschaftssystem eingesetzt.

Während die Shop-Software ihre Stärken und ihren Fokus im Verkauf, der Bedienung von Plattformen, wie eBay, Amazon oder Rakuten hat, geht eine WaWi wesentlich weiter, in die dahinter liegenden Prozesse. Sie erfüllt wichtige Aufgaben für die Steuerung und das Controlling des Unternehmens. Wichtige Funktionen, die praktisch jede Lösung können muss, sind Produktdatenpflege, Bestandspflege, Kundendatenverwaltung, Lieferantenübersicht, Management der Warenströme, Erstellung von Belegen, wie Lieferscheinen und Rechnungen, sowie die gesamten Payment Prozesse.

Gerade im E-Commerce zählen Geschwindigkeit und Automatisierung. Dies kann nur bewerkstelligt werden, wenn die Prozesse im Unternehmen ineinander greifen. Ziel muss es also sein alle manuellen Abläufe zu automatisieren. Typische Beispiele sind hier, dass Rechnungen per Knopfdruck generiert und nicht mit Drittsystemen, etwa in Microsoft Office Dokumenten, erstellt werden. Ebenso sollten die Warenbestände in Echtzeit verwaltet werden – insbesondere, wenn neben dem eigenen Onlineshop Marktplätze bedient werden. Hier darf es nicht zu Überverkäufen kommen, weil man keinen Überblick über seinen Lagerbestand hat.

Die Kunden sind es zudem mittlerweile gewohnt, und man ist auch dazu verpflichtet, die Lieferverfügbarkeit von Artikeln im Onlineshop anzuzeigen.

Eine ibi research Umfrage zur Frage “Aus welchen Gründen wurde das Warenwirtschaftssystem eingeführt” lieferte 2011 folgende Ergebnisse:

  • 66% einheitlicher Datenbestand für den Verkauf über alle Vertriebskanäle
  • 62% Prozessautomatisierung bzw. Reduktion der manuellen Prozesse
  • 48% Transparenz in den Prozessen (z.B. Anzeige des Bearbeitungsstatus)
  • 39% bessere Auswertungsmöglichkeiten
  • 21% Abhängigkeit vom Shop-System sollte vermieden werden
  • 20% unterschiedliche Sichten für verschiedene Benutzer
  • 12% Shop-System kann den großen Datenbestand nicht verarbeiten
  • 5% sonstige Gründe

Warenwirtschaft liefert wichtige Daten zur Unternehmenssteuerung

Transparenz und Datenaufbereitung sind Grundlagen für das Controlling und somit die Steuerung des eigenen Unternehmens. Mit dem Einsatz der richtigen Software lassen sich, aus Sicht der Geschäftsleitung, wichtige Fragen beantworten:

  • Welche Produkte werden am meisten verkauft? Zumeist als Renner/ Penner Listen.
  • Welche Kunden kaufen wie viel?
  • Gibt es wiederkehrende Kunden/ Stammkunden?
  • Wie entwickelt sich die durchschnittliche Warenkorbgröße?
  • Zu welchen Tageszeiten und Wochentagen wird gekauft?
  • Gibt es über das Jahr verteilt saisonale Schwankungen?
  • Wie viele Pakete werden versendet?
  • Je nach Datenpflege: Wie schwer sind die versendeten Pakete?
  • Wie lange dauert es, vom Eingang der Bestellung, bis zum Versand der Ware?
  • Wie hoch sind meine Forderungen? Z.B. werden Kundenzahlungen via Kreditkarte oder auf Marktplätzen erst zu einem späteren Zeitpunkt auf das eigene Konto ausgezahlt.
  • Wie lange dauert die Belieferung durch die Lieferanten? Stichwort Wiederbeschaffungszeit.

Die Einführung einer Warenwirtschaft

So verschieden die Unternehmen und deren Auftritt im Internet sind, so vielfältig sind auch die Angebote an Warenwirtschaftslösungen auf dem Markt. Wie kann hier die richtige Wahl getroffen werden?

Vor Beginn des Auswahlprozesses sollte man eine möglichst genaue Anforderung an das gewünschte System definieren. Das Ganze dann in ein Lasten- oder Pflichtenheft zusammenfassen.

Auf diesem Weg ist es wichtig, die verschiedenen Abteilungen und verantwortlichen Mitarbeiter einzubeziehen. Hier kann man sich an Funktionsbereichen der Software orientieren:

  • Fakturierung/ Warenwirtschaft:
    Belegerstellung, Textbausteine, Artikelverwaltung, Lieferantenverwaltung, Kundenverwaltung, Preislisten und Preispflege, etc.
  • Finanzbuchhaltung:
    Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Import/ Export von Belegen, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung.
    Wenn die Buchhaltung nicht In-House durchgeführt wird, muss zumindest der Import/ Export der Dokumente mit einer Definition von Kontenrahmen möglich sein, damit die FiBu die Daten automatisiert verarbeiten kann.
  • Lager und Versand:
    Schnittstellen zu Versanddienstleistern, Drop-Shipping, Barcode-Unterstützung, Lagerverwaltung, Inventur, Retouren, Pack- und Picklisten, EAN-Code Erzeugung und EAN-gestütztes Picken.
  • Zahlungsabwicklung (Payment):
    Integrierte Zahlungsanbieter, direkte Bankanbindung, Gutschriften, Inkassoschnittstelle.Teilweise werden diese Funktionen auch vom Shopsystem angeboten.
  • Controlling / Business Intelligence:
    Betriebswirtschaftliche Auswertung, Charts und Diagramme, Export-Funktion zu Dritt-Anbietern.

Es gilt die Devise: Lieber zu viele, als zu wenige Anforderungen und Angaben! Streichen können Sie immer noch, aber Sie sollten keine wichtigen, essenziellen Forderungen vergessen.

Die Einbeziehung der Mitarbeiter hilft auch, von Beginn an für Akzeptanz bei der späteren Einführung zu sorgen.

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